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職業衛生程序文件:記錄(檔案)管理程序

發表時間:2013-11-14 來源:職業衛生網 瀏覽次數: 評論: 頂: 踩:

 12. 記錄(檔案)管理程序

12.1. 目的

規范記錄(檔案)的管理,使之具有完整性,準確性和可追溯性,為采取預防措施和糾正措施等提供依據。

12.2. 范圍

適用于與檢測(檢測)工作有關的記錄(檔案)的填寫、標識、收集、編目、歸檔、保管和處理。

12.3. 職責

12.3.1. 各室檢測人員和報告編制人負責相應記錄(檔案)的編制、搜集、填寫、標識、編目、保管和歸檔。

12.3.2. 各室應按本程序文件的要求保管和流傳記錄(檔案)。

12.3.3. 各類記錄(檔案)的最終保管室為綜合管理室。綜合管理室應按照本程序文件的要求作好各類記錄(檔案)的登記、歸檔、保管、查閱和銷毀工作。

12.4. 工作程序

12.4.1. 記錄(檔案)的范圍

不論是以書面形式還是電子媒體存儲的形式,凡證明檢測(檢測)工作符合規定要求的檢測(檢測)技術記錄和保證管理體系有效運行的質量記錄都屬于控制的范圍。

在我所記錄按性質可分為兩大類:質量管理記錄和檢測(檢測)技術記錄。

12.4.1.1. 質量管理記錄包括:

1.質量事故處理記錄;

1.方法、程序更改申請、鑒定及批復記錄;

3.管理體系內審記錄和報告、管理評審記錄和報告;

4.糾正和預防措施的記錄;

5.儀器設備檔案(包括設備采購、報廢、維修記錄及檢定證書、儀器設備說明書、調試報告等);

6.人員檔案(包括人員資格、經歷、技能和培訓記錄);

7.管理體系文件修改記錄;

8.客戶申(投)訴和處理記錄;

9.分包記錄;

10.服務供應記錄;

11.文件控制記錄;

11.記錄(檔案)交接記錄;

13.記錄(檔案)銷毀記錄;

12.4.1.1. 檢測(檢測)技術記錄包括:

1.檢測(檢測)方案記錄;

1.采樣或現場檢測原始記錄;

3.樣品交接記錄;

4.樣品處置記錄;

5.實驗室分析原始記錄;

6.實驗室分析質控記錄;

7.標準物質使用與試液配制、標定、使用記錄;

8.環境條件記錄;

9.儀器設備檢查、校驗、使用、維護記錄等;

10.檢測(檢測)任務單和合同評審記錄;

12.4.1. 記錄的格式

內容和編號在程序文件和作業指導書中已有規定的,按其規定格式執行;沒有規定的由有關執行人員設計,由綜合管理室登記備案,室主任批準后執行。

12.4.2. 記錄的填寫

12.4.3.1. 記錄由有關執行人員用黑色鋼筆或水性筆填寫。保持記錄的嚴肅性,要求填寫項目完整,內容真實,字跡清晰,用詞準確,即時記錄,不得追記。

12.4.3.2. 當記錄有錯需要修改時,采用劃改而不是擦除或涂改,即在原記錄上劃一道橫線,在旁邊寫上正確的記錄,同時由劃改人蓋章或簽名。

12.4.3.3. 原始記錄必須有檢測人員、復核人員和審核人的簽名方為有效。

12.4.3.4. 檢測原始記錄中使用的計量單位必須符合國家法定計量單位要求,數字修約和有效數字表示應符合環境檢測的有關規范和質量保證規定。

12.4.3. 記錄(檔案)的收集、編目和歸檔、保管

12.4.4.1. 根據我所職責分工,各檢測室(包括水質儀器室、煙氣自動檢測室)在向綜合管理室提交檢測數據的同時應將與該數據有關的采樣,樣品交接、樣品分析和質量控制的原始記錄一并提交。綜合管理室負責清點,防止原始記錄的遺漏。

12.4.4.2. 綜合管理室應將檢測報告副本與該被檢測對象的所有有關原始記錄統一裝訂或集中存放。每年四月底,各檢測室將上一年度的原始記錄和檢測報告副本交綜合管理室統一歸檔保存。

12.4.4.3. 歸檔記錄綜合管理室的要辦理交接手續:檔案管理員應對各類記錄登記、編號、設置,便于檢索。

12.4.4.4. 檔案庫房配備八防(防盜、防火、防潮、防高溫、防光照、防塵、防蟲害、防有害氣體)設施,以利于安全保管檔案。

12.4.4.5. 對損壞或變質的資料應及時修復或復印。

12.4.4. 記錄(檔案)的查閱和借閱

12.4.5.1. 我所職工可查閱本部門內與本人工作有關的記錄。跨部門借閱要由相關室主任批準。

12.4.5.2. 外單位人員借閱記錄(檔案)需經所長批準,就地查閱,不得帶出站外。

12.4.5.3. 所有記錄原件一律不外借。

12.4.5. 記錄(檔案)的保存期限和銷毀處理

12.4.6.1. 記錄(檔案)的保存期由相應的程序文件、作業指導書或綜合管理室規定,未明確規定的,保存期為五年。

12.4.6.2. 已超過保存期的記錄(檔案)應及時刪除或銷毀。由記錄(檔案)保管員向部門負責人和所長提出申請,批準后,由部門負責人監督銷毀。

12.4.6.3. 有保密要求的按《保證誠信度、保護專有權與保密管理程序》執行。

12.1. 11.5.相關文件

《保證誠信度、保護專有權與保密管理程序》(WGZF/CX1-1013)

《檢測報告管理程序》(WGZF/CX15-1013)

12.2. 11.6.質量記錄

記錄查閱登記表

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