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職業衛生程序文件: 文件控制程序

發表時間:2013-11-12 來源:職業衛生網 瀏覽次數: 評論: 頂: 踩:

 3. 文件控制程序

3.1. 目的

對質量體系文件以及與檢測工作有關的技術文件資料進行控制,以保證檢測工作所使用的文件資料的有效性。

3.2. 范圍

適用于本所質量體系文件,以及與檢測工作有關的技術規范、標準等技術文件和資料的編寫,維護和管理等工作。

3.3. 職責

3.3.1. 質量體系文件由所長批準,質量負責人負責組織編寫,宣貫和解釋;

3.3.2. 檢測部門負責人審批相關的作業指導書;

3.3.3. 綜合管理室負責有關檢測技術文件的更新、發放及管理。

3.4. 工作程序

3.4.1. 文件資料分類

3.4.1.1.文件資料按其性質分為三類:

1.質量體系文件,包括質量手冊、程序文件和作業指導書;

1.檢測工作有關的技術性文件,包括標準(國家標準、行業標準、企業標準)、技術規范等。

3.其它管理文件

3.4.1.2.文件資料按其管理方式分為受控與非受控兩類,受控文件資料加蓋受控印章,編號分發,非受控文件不作此要求。本所質量體系文件和技術文件屬受控文件。

3.4.2. 文件的編寫、審核和批準

3.4.2.1.《質量手冊》和《程序文件》由質量負責人組織編寫,作業指導書和其他文件由相關部門負責人組織編寫。

3.4.2.2.《質量手冊》由質量負責人組織各部門負責人會審,所長批準;《程序文件》由質量負責人組織會審、批準;作業指導書和其他文件由各有關部門負責人審核批準。

3.4.3. 文件的發放

3.4.3.1.本所質量體系文件、技術文件(標準、規范)由綜合管理室發放,

3.4.3.1.受控類文件的發放要加蓋受控印章和受控編號,文件分發應作記錄,文件領用人應在“文件分發登記表”上簽名。

3.4.3.2.質量手冊和程序文件、作業指導書發至相關各室,操作人員和執行人員應能方便地得到相關的作業指導書、技術標準、規范等文件資料。

3.4.3.3.受控文件破損或丟失應向發放部門說明原因,經質量負責人批準后補發新文件,補發的文件使用新的編號,同時注明丟失文件的分發號。

3.4.1. 本所文件的更改、作廢和銷毀

3.4.4.1.文件需要修改時,由更改人提出申請,說明理由,報原審核人審核,所長批準生效。

3.4.4.2.文件修改后應在封面或附頁上作修改記錄,有關人員簽字。

3.4.4.3.更改后的文件由文件發放部門按原發放范圍發放,同時收回作廢的文件。

3.4.4.4.作廢的文件應及時銷毀,若需作為資料保存,應加蓋作廢印章,交辦公室歸檔保存。

3.4.2. 文件保管與跟蹤更新

3.4.5.1.文件發放部門保存受控文件目錄,受控文件發放記錄和文件正本和若干副本。

3.4.5.2.文件正本不得外借,副本可供本所人員借閱。

3.4.5.3.蓋受控章的受控類文件不準復印,不得向外單位提供,如果需要向外單位提供受控類文件的副本,須經技術負責人批準。

3.4.5.4.文件的發放部門負責文件的保管,并跟蹤文件的有效性,及時更換過期文件,有關使用部門應協助做好跟蹤工作。

3.4.3. 我所的管理體系文件分類和編號。

管理體系文件分4個層次,第一層次是《質量手冊》,第二層次是《程序文件》,第三層次是作業指導書,第四層次是記錄與表格。文件代號規定如下:

**** / ## && - ××××××-1013

A B C D E

A單位標志 B文件類型 C代號 D流水號 E年代號

A 單位標志 用WGZF3個字符組成,代表某單位環境檢測中心站

B 文件類型用兩個字符表示

SC 表示質量手冊

CX 表示程序文件,用漢語拼音的前1個字母表示

ZY 表示作業指導書,用作業的漢語拼音前1個字母表示

JL 表示記錄表格,是第四層次文件

C代號 質量手冊的代號從01開始表示版本號,01表示第二版。程序文件的代號按流水號從01開始到18結束。作業指導書按室從01開始編號。

D 編號 各室作業指導書的流水號。

E 年號 指文件的實施年。

3.1. 相關文件

《記錄(檔案)管理程序》(WGZF/CX11-1013)

3.2. 質量記錄

受控文件發放登記表

管理體系文件清單

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